5 formas de mantener un enfoque más organizado y productivo para el estudio o el trabajo

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El enfoque es una habilidad esencial para lograr nuestros objetivos, tanto académicos como profesionales. Sin embargo, a menudo nos encontramos con dificultades para concentrarnos en una sola tarea y evitar las distracciones que nos rodean. Esto hace que en innumerables ocasiones no logremos el objetivo esperado, ya que bajo la concentración adecuada (y sobre todo, con la energía y el tiempo bien administrado en cada tarea) podremos cerrar el día con todos nuestros pendientes concluidos. ¿Cómo podemos mejorar nuestro enfoque y ser más productivos en el estudio o el trabajo? Aquí te presento cinco formas de hacerlo:

1. Define tus objetivos y prioridades

Una de las claves para mantener el enfoque es tener claro qué quieres lograr y por qué. Para ello, puedes establecer objetivos SMART, es decir, específicos, medibles, alcanzables, realistas y con un plazo definido. Así podrás planificar tus acciones, evaluar tu progreso y motivarte para seguir adelante.

Además, es importante que sepas priorizar tus tareas según su importancia y urgencia. Puedes usar la matriz de Eisenhower para clasificar tus actividades en cuatro cuadrantes: importante y urgente, importante y no urgente, no importante y urgente, y no importante y no urgente. De esta forma, podrás enfocarte en lo que realmente importa y evitar perder el tiempo en lo que no.

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2. Aprovecha tu reloj biológico

¿Habías escuchado hablar de "El club de las 5 am?" haciendo alusión a quienes levantarse de la cama a las 5 de la mañana los llena de energía y los motiva a seguir su rutina sin ningún inconveniente. Bueno, esto no es así para todos claramente. Tu rutina no tiene porqué (y no debe) ser una tortura para ti. El cumplimiento de cada tarea conlleva un gasto de tiempo y energía considerable por lo que elegir el momento adecuado para llevar a cabo tu lista de pendientes será la clave de tu éxito.

Recuerda que cada persona tiene un ritmo circadiano que determina sus niveles de energía, atención y creatividad a lo largo del día. Algunas personas son más productivas por la mañana, otras por la tarde o por la noche. Lo ideal es que conozcas tu propio ciclo biológico y adaptes tu horario a él.

Para ello, puedes observar cuándo te sientes más despierto, concentrado y creativo, y reservar esas horas para las tareas más exigentes o complejas. Por el contrario, puedes aprovechar los momentos de menor rendimiento para realizar actividades más rutinarias o sencillas. Si llevas a cabo una agenda, intenta marcar por una semana ( o un mes completo) las horas en las que sientas mayor energía, de esta forma te darás cuenta del momento en el que podrás llevar a cabo cada una de estas actividades.

3. Elimina o reduce las distracciones

Uno de los mayores enemigos del enfoque son las distracciones externas e internas que nos apartan de nuestra tarea. Estas pueden ser de diferentes tipos: digitales (como el móvil, las redes sociales o el correo electrónico), ambientales (como el ruido, la temperatura o la iluminación), sociales (como las llamadas, los mensajes o las visitas) o personales (como los pensamientos, las emociones o las necesidades físicas).

Para evitar o minimizar estas distracciones, puedes seguir algunas recomendaciones:

- Apaga o silencia el móvil y las notificaciones cuando estés trabajando o estudiando.

- Cierra las pestañas, aplicaciones o programas que no necesites para tu tarea.

- Busca un lugar tranquilo, cómodo y bien iluminado donde puedas concentrarte.

- Informa a las personas de tu entorno de que no quieres ser interrumpido durante tu tiempo de trabajo o estudio.

- Haz pausas regulares para descansar, hidratarte y alimentarte adecuadamente.

- Practica técnicas de relajación o meditación para calmar tu mente y tus emociones.

4. Aplica una estrategia de gestión del tiempo

Otra forma de mejorar tu enfoque es usar una técnica de gestión del tiempo que te ayude a organizar tu trabajo o estudio de manera eficiente. Existen muchas opciones para elegir, pero aquí te menciono algunas de las más populares:

- La técnica Pomodoro: consiste en dividir tu tiempo en bloques de no más de 25 minutos de trabajo seguidos de 5 minutos de descanso. Cada cuatro bloques se hace una pausa más larga de 15 a 30 minutos. Hay personas que alcanzan un nivel de concentración de 45 minutos por cada bloque corto de 15 minutos y de dos a cuatro bloques largos de 20 a 30 minutos aproximadamente. Sin embargo, ese nivel de concentración se logra con mucha práctica, la cual se lleva a cabo a través de la meditación. Si haces este ejercicio como un hábito en tu día a día, alcanzarás un mayor nivel de enfoque en tu jornada del día así que sí, la disciplina es importante para avanzar con esta técnica. Sin embargo, lo más recomendable es empezar por 20 minutos, 5 minutos de descanso y de 10 a 15 minutos de cuatro bloques de descanso largos. Divide estos lapsos en 1 hora de tu día para comenzar.

- La regla del 80/20: se basa en el principio de Pareto, que afirma que el 80 % de los resultados se obtienen con el 20 % del esfuerzo. Se trata de identificar y enfocarse en las tareas más importantes que generan más valor. Esta técnica personalmente la llevo a cabo una vez que reconozco mis "lapsos de mayor energía" durante el día. De esta manera puedo dividir mejor mis tareas por cada hora que pasa durante el día. Te dará mucho autoconocimiento, mayor claridad y seguimiento de tus objetivos, una vez que lo lleves a cabo.

- La técnica GTD: son las siglas de Getting Things Done (Hacer las cosas), un método creado por David Allen que propone cinco pasos: capturar, aclarar, organizar, reflexionar y ejecutar. El objetivo es vaciar la mente de todo lo que hay que hacer y tener un sistema de organización que facilite la toma de decisiones.

¿Y si mezclo varias técnicas? Por supuesto que puedes hacerlo. Ya sea que estés buscando la que mejor se adapte a tus necesidades o que descubras que contigo funcionan distintas técnicas entremezcladas en tu día a día, lo ideal será que lo descubras por ti mismo y que por fin te liberes de la agonía y el agotamiento de cualquier organización que llevaste a cabo pero que no te funcionó en el pasado. Ahora podrás descubrir la que sea mejor para ti.

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5. Usa herramientas que te ayuden a estar enfocado

Por último, puedes recurrir a algunas herramientas digitales que te faciliten el mantenimiento del enfoque y la productividad. Algunas de las más útiles son:

- Asana: una plataforma de gestión de proyectos que te permite crear, asignar y seguir el avance de tus tareas y objetivos.

- Forest: una aplicación que te premia por no usar el móvil mientras trabajas o estudias. Cada vez que te concentras en una tarea, plantas un árbol virtual que crece mientras no tocas el teléfono. Si lo haces, el árbol se marchita.

- Brain.fm: una aplicación que ofrece música diseñada científicamente para mejorar el enfoque, la relajación o el sueño. Puedes elegir entre diferentes géneros, estados de ánimo y duraciones.

Y finalmente mi favorita: Notion. Esta plataforma no solo te será de utilidad para gestionar todos los proyectos que lleves a cabo, sino que se convierte, literalmente, en tu "segundo cerebro", lo que significa que puedes anotar todos tus pendientes, llevar a cabo diversas páginas de organización (y para los más avanzados) optimizar toda tu información como un sistema de organización que se puede conectar entre si (por ejemplo, puedes crear botones que relacionen dos páginas entre si, o si eres emprendedor y tienes un espacio dedicado a tu trabajo, tienen plantillas de organización para todo tu personal separando funciones,objetivos y un largo etc). Notion es ideal para ti si te gusta mantener toda tu información en un solo lugar y quieres verlo "todo" para mantener su orden; pero claro, no todas las personas se sienten cómodas con esta técnica, ya que puede ser abrumador tener tanta información sin crearle el espacio adecuado para identificar de qué se trata. 

Claramente tendrás que averiguar si las herramientas digitales son para ti o no, ya que también podrías sentirte mucho más cómodo ocupando una agenda en físico en lugar de estas herramientas. Sin embargo, es la misma técnica. Por otra parte, funciona mezclar diversas herramientas para que, nuevamente, encuentres el sistema de organización que se adapte mejor a lo que requieres tanto a nivel personal como en tu propio trabajo, en estudios, o donde desees emplearlo.

Espero que estos consejos te hayan sido de ayuda para mejorar tu enfoque y tu productividad en el estudio o el trabajo. Recuerda que el enfoque es una habilidad que se puede entrenar y mejorar con la práctica y la disciplina. ¡Mucho ánimo y éxito! 🙌